Termenii serviciului

1. Cine suntem

Eva-Accounting este o platformă de contabilitate, salarizare și raportare fiscală destinată cabinetelor de contabilitate și firmelor din România. Platforma este dezvoltată și operată de CESIRO TRADING SRL, CUI 37705493, înregistrată la Registrul Comerțului sub J01/685/2017, cu sediul în Str. Theodor Pallady 5, Alba Iulia, jud. Alba, România (denumită în continuare „noi”, „furnizorul”).

Serviciul este disponibil la adresa https://acc.eva-org.com și pe subdomeniile alocate fiecărui client. Ne puteți scrie oricând la [email protected].

În acest document, „dumneavoastră” înseamnă persoana juridică sau persoana fizică autorizată care deschide contul, precum și utilizatorii pe care îi adăugați în cont.

2. Eligibilitate

• Puteți folosi Eva-Accounting dacă aveți cel puțin 18 ani și capacitate deplină de exercițiu, iar dacă deschideți contul în numele unei firme, dacă aveți dreptul să o reprezentați.
• Serviciul este destinat utilizării profesionale (contabilitate, salarizare, raportare fiscală). Nu este un serviciu pentru consumatori în sensul obișnuit al cuvântului, dar dacă îl contractați totuși în calitate de consumator, drepturile prevăzute de legislația română de protecție a consumatorului rămân neatinse (vezi pagina Informații consumatori).
• Nu puteți folosi serviciul dacă v-a fost suspendat anterior accesul pentru încălcarea acestor termeni.

3. Ce face serviciul

Eva-Accounting pune la dispoziție, prin browser, un set de instrumente construite peste un nucleu ERP (iDempiere) adaptat legislației românești:

• Contabilitate financiară — plan de conturi românesc, note contabile, jurnale, registrul-jurnal, cartea mare, balanța de verificare, închideri de perioadă și de an, imobilizări și amortizare, casă și bancă, decontări cu partenerii.
• Facturare și documente — facturi de intrare și de ieșire, avize, NIR-uri, chitanțe, ordine de plată, note de recepție, gestiune de stocuri și inventare.
• Salarizare — state de plată, contracte, pontaje, concedii, calculul contribuțiilor și impozitului pe venit, generarea declarației D112 și a anexelor aferente.
• Declarații fiscale ANAF — generarea fișierelor pentru D300 (decont TVA), D390 (declarație recapitulativă), D394 (declarație informativă), D100, D101, D205, D406 (SAF-T) și altele, cu validare prin utilitarele oficiale, atunci când acestea sunt disponibile.
• e-Factura / SPV — generarea facturilor în format UBL conform specificației CIUS-RO și transmiterea/descărcarea lor prin Spațiul Privat Virtual al ANAF, pe baza autorizării date de dumneavoastră.
• Import din SAGA — preluarea arhivelor de date dintr-un program de contabilitate existent (nomenclatoare, solduri, documente, salarizare), cu raport de reconciliere.
• Magazine online — conectarea magazinelor proprii (WooCommerce/WordPress, Spree) pentru preluarea comenzilor, sincronizarea produselor și emiterea documentelor.
• Editor de documente — vizualizarea și editarea fișierelor text, calcul tabelar și prezentări prin OnlyOffice, integrat în platformă.
• Cursuri valutare — preluarea automată a cursului oficial BNR și evaluarea elementelor în valută.
• Cabinete multi-firmă — un cabinet de contabilitate poate administra mai multe firme-client, fiecare cu date izolate.

Funcțiile efectiv disponibile depind de planul contractat, de configurarea firmei și de starea integrărilor externe. Ne rezervăm dreptul de a adăuga, modifica sau retrage funcții; modificările care restrâng semnificativ serviciul plătit vă sunt anunțate în avans.

4. Contul și securitatea lui

• Contul se creează cu o adresă de e-mail validă și o parolă aleasă de dumneavoastră. Datele introduse la înrolare (denumire, CUI, subdomeniu, e-mail) trebuie să fie reale și actuale.
• Sunteți răspunzător pentru păstrarea confidențialității parolei și pentru toate acțiunile efectuate din contul dumneavoastră. Recomandăm activarea autentificării în doi pași, acolo unde este disponibilă.
• Ne anunțați fără întârziere, la [email protected], dacă bănuiți un acces neautorizat.
• Nu partajați acreditări între persoane: fiecare utilizator trebuie să aibă propriul cont, pentru ca jurnalul de audit să rămână util.

5. Conturi terțe și autorizări

Platforma se poate conecta, doar la cererea și cu autorizarea dumneavoastră explicită, la servicii ale terților:

• ANAF — Spațiul Privat Virtual (SPV): pentru transmiterea și descărcarea facturilor electronice și, după caz, a declarațiilor. Autorizarea se face cu certificatul digital calificat sau prin mecanismul de acces pus la dispoziție de ANAF; noi acționăm strict în limitele mandatului acordat. Nu deținem și nu putem folosi certificatul dumneavoastră în alte scopuri.
• Bănci: import de extrase de cont, prin fișiere furnizate de dumneavoastră sau, unde funcția este activă, prin interfețe de tip PSD2 (acces la informații despre cont), pe baza consimțământului pe care îl acordați direct băncii. Nu inițiem plăți în numele dumneavoastră decât dacă funcția este contractată explicit și confirmată de dumneavoastră.
• Magazine online și marketplace-uri: WooCommerce/WordPress, Spree și alte platforme, prin chei API pe care le introduceți dumneavoastră. Cheile sunt folosite exclusiv pentru sincronizarea comenzilor, produselor și stocurilor.
• Alți furnizori: curieri, procesatori de plăți, BNR (curs valutar).

Sunteți răspunzător de faptul că aveți dreptul să acordați aceste autorizări și de respectarea termenilor fiecărui serviciu terț. Putem întrerupe o integrare dacă terțul își modifică interfața sau condițiile; vom încerca să vă anunțăm din timp. Nu răspundem pentru indisponibilitatea, erorile sau modificările serviciilor terților (inclusiv ale sistemelor ANAF).

6. Funcții asistate de inteligență artificială

Unele funcții asistate de inteligență artificială (de exemplu sugestii de încadrare contabilă, extragerea datelor din documente scanate, verificări de coerență) sunt în dezvoltare și sunt marcate ca atare în interfață. Când astfel de funcții devin active:

• sunt opționale și pot fi dezactivate la nivel de firmă;
• rezultatul lor este o propunere, nu o înregistrare finală: nimic nu se contabilizează fără confirmarea unui utilizator;
• vă comunicăm în prealabil, în pagina de confidențialitate, dacă prelucrarea are loc pe infrastructura noastră sau la un procesator extern, și care sunt datele implicate;
• nu folosim datele contabile ale clienților pentru antrenarea unor modele generale, fără acordul dumneavoastră scris.

Nu garantăm acuratețea rezultatelor generate automat. Ele nu constituie consultanță fiscală, contabilă sau juridică.

7. Cabinete, firme, roluri și delegare

• Un cabinet (firmă de contabilitate) poate administra mai multe firme-client. Datele fiecărei firme sunt izolate: un utilizator vede numai firmele din portofoliul care i-a fost atribuit.
• Rolurile determină ce poate face un utilizator: administratorul cabinetului gestionează utilizatorii, firmele și setările; utilizatorii operativi lucrează pe firmele la care au acces; există roluri cu drepturi restrânse, doar de citire sau de raportare.
• Când o firmă-client dă acces cabinetului său de contabilitate, împuternicirea se face din platformă, iar firma-client poate retrage oricând accesul.
• Titularul contului răspunde pentru utilizatorii pe care îi adaugă și pentru drepturile pe care le acordă. Retragerea unui angajat din firmă trebuie urmată de dezactivarea contului lui.

8. Utilizare acceptabilă

Nu aveți voie să:

• folosiți serviciul în scopuri ilegale, pentru evaziune fiscală, spălare de bani, falsificare de documente sau evidențe duble;
• încărcați conținut ilegal, malițios (viruși, cod distructiv) sau date pentru care nu aveți temei legal de prelucrare;
• încercați să obțineți acces la date ale altor clienți, să ocoliți mecanismele de autorizare, să scanați sau să testați securitatea platformei fără acordul nostru scris prealabil;
• supraîncărcați intenționat infrastructura, să extrageți masiv date automat (scraping) sau să revindeți accesul fără acord;
• decompilați, dezasamblați sau derivați cod-sursă din platformă, în afara limitelor permise imperativ de lege.

Cercetarea responsabilă de securitate este binevenită: vedeți procedura din pagina Contact.

9. Proprietate intelectuală

• Platforma — codul, interfața, documentația, denumirea și siglele Eva-Accounting — ne aparține nouă sau licențiatorilor noștri. Primiți un drept de utilizare limitat, neexclusiv, netransferabil, pe durata contractului.
• Datele dumneavoastră — documentele, evidențele contabile, nomenclatoarele și fișierele pe care le încărcați — rămân ale dumneavoastră. Nu dobândim drepturi asupra lor; le prelucrăm doar pentru a furniza serviciul, conform acordului de prelucrare.
• Platforma include componente terțe cu licențe proprii (între altele iDempiere și OnlyOffice); condițiile acelor licențe rămân aplicabile componentelor respective.
• Dacă ne trimiteți sugestii sau propuneri de îmbunătățire, le putem folosi liber, fără obligații față de dumneavoastră.

10. Disponibilitate, „ca atare”

Depunem eforturi rezonabile pentru ca serviciul să fie disponibil continuu și facem copii de siguranță periodice. Cu toate acestea, serviciul este furnizat „ca atare” și „așa cum este disponibil”: pot exista întreruperi pentru mentenanță planificată, incidente, defecțiuni ale furnizorilor de infrastructură sau evenimente de forță majoră. Nu garantăm funcționarea neîntreruptă sau lipsită de erori, decât în limitele unui acord de nivel al serviciului (SLA) încheiat separat, în scris.

Nu garantăm că rezultatele generate de platformă (calcule, declarații, rapoarte) sunt conforme cu situația dumneavoastră concretă: ele trebuie verificate de un profesionist înainte de depunere sau utilizare.

11. Limitarea răspunderii

În limitele permise de lege:

• nu răspundem pentru beneficiul nerealizat, pierderea de clientelă, pierderea de date cauzată de acțiuni ale dumneavoastră, amenzi sau penalități fiscale rezultate din date introduse greșit, din depunerea cu întârziere ori din interpretarea greșită a legislației;
• răspunderea noastră totală, cumulată, pentru orice pretenție legată de serviciu este limitată la suma efectiv plătită de dumneavoastră pentru serviciu în ultimele 12 luni anterioare faptei generatoare;
• limitările nu se aplică în caz de dol sau culpă gravă, de vătămare a persoanei, ori în alte situații în care legea interzice limitarea răspunderii.

12. Despăgubiri

Vă obligați să ne despăgubiți pentru pretențiile terților și pentru sancțiunile autorităților care decurg din: datele pe care le încărcați și pentru care nu aveți temei legal, utilizarea serviciului cu încălcarea acestor termeni sau a legii, ori din conținutul documentelor pe care le emiteți prin platformă.

13. Plăți, suspendare și încetare

• Abonamentul se facturează conform planului ales. Prețurile afișate pe site sunt exprimate în lei; TVA se adaugă conform legii.
• Putem suspenda accesul dacă factura rămâne neachitată după notificare, dacă utilizarea încalcă secțiunea 8 sau dacă există un risc de securitate. Suspendarea nu șterge datele.
• Puteți înceta contractul oricând, din contul dumneavoastră sau printr-o cerere scrisă. Încetarea produce efecte la finalul perioadei de abonament plătite.
• La încetare, aveți la dispoziție 30 de zile pentru a exporta datele. După acest termen, datele se șterg sau se anonimizează, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm. Detalii în acordul de prelucrare a datelor.

14. Confidențialitate

Tratăm datele dumneavoastră contabile, financiare și de personal drept informații confidențiale. Accesul personalului nostru este limitat la strictul necesar pentru operare și asistență, se face pe bază de nevoie justificată și este înregistrat. Detaliile despre categoriile de date, temeiuri și drepturi se află în Politica de confidențialitate, iar obligațiile noastre ca persoană împuternicită în acordul art. 28 GDPR.

15. Modificarea termenilor

Putem actualiza acești termeni pentru a reflecta schimbări ale serviciului sau ale legislației. Versiunea în vigoare este cea publicată aici, cu data ultimei actualizări afișată în antet. Modificările substanțiale vă sunt comunicate prin e-mail sau printr-un anunț în aplicație, cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Continuarea utilizării după acest termen înseamnă acceptare; dacă nu sunteți de acord, puteți înceta contractul.

16. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

• Contractul este guvernat de legea română și de dreptul Uniunii Europene aplicabil.
• Încercăm întâi soluționarea amiabilă: scrieți-ne la [email protected] și răspundem în cel mult 30 de zile.
• Litigiile nesoluționate amiabil sunt de competența instanțelor române de la sediul furnizorului, cu excepția cazului în care sunteți consumator — situație în care rămân aplicabile regulile de competență și drepturile prevăzute în favoarea dumneavoastră de legislația de protecție a consumatorului, inclusiv soluționarea alternativă a litigiilor (vezi Informații consumatori).
• Dacă o clauză este declarată nulă, celelalte rămân în vigoare.

17. Contact

Pentru orice întrebare privind acești termeni: [email protected] sau adresa de corespondență din secțiunea de mai jos. Vedeți și pagina Contact.

Identitatea furnizorului

Denumire

CESIRO TRADING SRL

Cod unic de înregistrare

37705493

Registrul Comerțului

J01/685/2017 (EUID ROONRC.J1/685/2017)

Sediu social

Str. Theodor Pallady 5, Alba Iulia, jud. Alba, România

E-mail

[email protected]

Platformă

Eva-Accounting — https://acc.eva-org.com