Nutzungsbedingungen

1. Wer wir sind

Eva-Accounting ist eine Plattform für Buchhaltung, Lohnabrechnung und steuerliche Berichterstattung, die sich an rumänische Steuerberatungs- und Buchhaltungskanzleien sowie an Unternehmen richtet. Die Plattform wird entwickelt und betrieben von CESIRO TRADING SRL, Steuernummer (CUI) 37705493, eingetragen im Handelsregister unter J01/685/2017, mit Sitz in Str. Theodor Pallady 5, Alba Iulia, jud. Alba, România (nachfolgend „wir“, „der Anbieter“).

Der Dienst ist unter der Adresse https://acc.eva-org.com sowie unter den jedem Kunden zugewiesenen Subdomains erreichbar. Sie können uns jederzeit unter [email protected] schreiben.

„Sie“ bezeichnet in diesem Dokument die juristische Person oder die selbständig tätige natürliche Person, die das Konto eröffnet, sowie die Benutzer, die Sie dem Konto hinzufügen.

2. Nutzungsberechtigung

• Sie dürfen Eva-Accounting nutzen, wenn Sie mindestens 18 Jahre alt und voll geschäftsfähig sind und — sofern Sie das Konto im Namen eines Unternehmens eröffnen — zu dessen Vertretung berechtigt sind.
• Der Dienst ist für die berufliche Nutzung bestimmt (Buchhaltung, Lohnabrechnung, steuerliche Berichterstattung). Er ist kein Verbraucherdienst im üblichen Sinne; sollten Sie ihn dennoch als Verbraucher in Anspruch nehmen, bleiben die Ihnen nach dem rumänischen Verbraucherschutzrecht zustehenden Rechte unberührt (siehe Seite Verbraucherinformationen).
• Sie dürfen den Dienst nicht nutzen, wenn Ihr Zugang zuvor wegen Verstoßes gegen diese Bedingungen gesperrt wurde.

3. Leistungsumfang

Eva-Accounting stellt über den Browser eine Reihe von Werkzeugen bereit, die auf einem an das rumänische Recht angepassten ERP-Kern (iDempiere) aufsetzen:

• Finanzbuchhaltung — rumänischer Kontenplan, Buchungssätze, Journale, Grundbuch, Hauptbuch, Summen- und Saldenliste, Perioden- und Jahresabschluss, Anlagevermögen und Abschreibung, Kasse und Bank, Verrechnung mit Geschäftspartnern.
• Rechnungsstellung und Belege — Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Wareneingangsscheine (NIR), Quittungen, Zahlungsaufträge, Wareneingangsprotokolle, Lagerverwaltung und Inventuren.
• Lohnabrechnung — Lohn- und Gehaltslisten, Arbeitsverträge, Zeiterfassung, Urlaub, Berechnung der Sozialbeiträge und der Einkommensteuer, Erstellung der Erklärung D112 nebst zugehörigen Anlagen.
• Steuererklärungen an die ANAF (rumänische Steuerverwaltung) — Erzeugung der Dateien für D300 (Umsatzsteuererklärung), D390 (Zusammenfassende Meldung), D394 (informative Meldung), D100, D101, D205, D406 (SAF-T) und weitere, mit Validierung durch die amtlichen Prüfprogramme, soweit diese verfügbar sind.
• e-Rechnung / SPV — Erzeugung von Rechnungen im UBL-Format nach der Spezifikation CIUS-RO sowie deren Übermittlung und Abruf über den Spațiul Privat Virtual (SPV, virtueller privater Bereich der rumänischen Steuerverwaltung ANAF) auf Grundlage der von Ihnen erteilten Berechtigung.
• Import aus SAGA — Übernahme der Datenarchive aus einem bestehenden Buchhaltungsprogramm (Stammdaten, Salden, Belege, Lohnabrechnung) mit Abstimmungsbericht.
• Online-Shops — Anbindung Ihrer eigenen Shops (WooCommerce/WordPress, Spree) zur Übernahme von Bestellungen, zur Synchronisierung von Artikeln und zur Belegausstellung.
• Dokumenteneditor — Anzeigen und Bearbeiten von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen über das in die Plattform integrierte OnlyOffice.
• Wechselkurse — automatischer Abruf des amtlichen Kurses der rumänischen Nationalbank (BNR) und Bewertung der Fremdwährungsposten.
• Mehrmandantenfähige Kanzleien — eine Buchhaltungskanzlei kann mehrere Mandantenunternehmen verwalten, deren Daten jeweils voneinander isoliert sind.

Welche Funktionen tatsächlich zur Verfügung stehen, hängt vom gebuchten Tarif, von der Konfiguration des Unternehmens und vom Zustand der externen Schnittstellen ab. Wir behalten uns vor, Funktionen hinzuzufügen, zu ändern oder einzustellen; Änderungen, die den kostenpflichtigen Dienst erheblich einschränken, werden Ihnen im Voraus angekündigt.

4. Das Konto und seine Sicherheit

• Das Konto wird mit einer gültigen E-Mail-Adresse und einem von Ihnen gewählten Passwort angelegt. Die bei der Registrierung angegebenen Daten (Firmenname, CUI, Subdomain, E-Mail) müssen zutreffend und aktuell sein.
• Sie sind für die Geheimhaltung des Passworts und für sämtliche aus Ihrem Konto vorgenommenen Handlungen verantwortlich. Wir empfehlen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren, sofern verfügbar.
• Bitte benachrichtigen Sie uns unverzüglich unter [email protected], wenn Sie einen unbefugten Zugriff vermuten.
• Teilen Sie Zugangsdaten nicht mit anderen Personen: Jeder Benutzer muss ein eigenes Konto haben, damit das Prüfprotokoll aussagekräftig bleibt.

5. Konten Dritter und Berechtigungen

Die Plattform kann sich ausschließlich auf Ihren Wunsch und mit Ihrer ausdrücklichen Berechtigung mit Diensten Dritter verbinden:

• ANAF — Spațiul Privat Virtual (SPV) (virtueller privater Bereich der rumänischen Steuerverwaltung): zur Übermittlung und zum Abruf elektronischer Rechnungen und gegebenenfalls von Erklärungen. Die Berechtigung wird mit dem qualifizierten digitalen Zertifikat oder über den von der ANAF bereitgestellten Zugangsmechanismus erteilt; wir handeln streng im Rahmen des erteilten Mandats. Wir verwahren Ihr Zertifikat nicht und dürfen es zu keinem anderen Zweck verwenden.
• Banken: Import von Kontoauszügen aus von Ihnen bereitgestellten Dateien oder — soweit die Funktion aktiv ist — über Schnittstellen nach PSD2 (Zugang zu Kontoinformationen) auf Grundlage der Einwilligung, die Sie unmittelbar Ihrer Bank erteilen. Wir lösen keine Zahlungen in Ihrem Namen aus, es sei denn, diese Funktion wurde ausdrücklich vereinbart und von Ihnen bestätigt.
• Online-Shops und Marktplätze: WooCommerce/WordPress, Spree und weitere Plattformen, über API-Schlüssel, die Sie selbst eingeben. Die Schlüssel werden ausschließlich zur Synchronisierung von Bestellungen, Artikeln und Beständen verwendet.
• Weitere Anbieter: Kurierdienste, Zahlungsdienstleister, BNR (rumänische Nationalbank, Wechselkurse).

Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie zur Erteilung dieser Berechtigungen befugt sind und die Bedingungen des jeweiligen Drittdienstes einhalten. Wir können eine Anbindung einstellen, wenn der Dritte seine Schnittstelle oder seine Bedingungen ändert; wir werden versuchen, Sie rechtzeitig zu informieren. Für die Nichtverfügbarkeit, Fehler oder Änderungen der Dienste Dritter (einschließlich der Systeme der ANAF) haften wir nicht.

6. Durch künstliche Intelligenz unterstützte Funktionen

Einige durch künstliche Intelligenz unterstützte Funktionen (zum Beispiel Vorschläge zur buchhalterischen Zuordnung, Datenauslesung aus eingescannten Belegen, Plausibilitätsprüfungen) befinden sich in Entwicklung und sind in der Benutzeroberfläche entsprechend gekennzeichnet. Sobald solche Funktionen aktiv werden, gilt:

• sie sind optional und können je Unternehmen deaktiviert werden;
• ihr Ergebnis ist ein Vorschlag und keine endgültige Buchung: nichts wird ohne die Bestätigung eines Benutzers verbucht;
• wir teilen Ihnen vorab in der Datenschutzerklärung mit, ob die Verarbeitung auf unserer Infrastruktur oder bei einem externen Auftragsverarbeiter stattfindet und welche Daten davon betroffen sind;
• wir verwenden die Buchhaltungsdaten der Kunden ohne Ihre schriftliche Zustimmung nicht zum Training allgemeiner Modelle.

Wir gewährleisten nicht die Richtigkeit der automatisch erzeugten Ergebnisse. Sie stellen keine steuerliche, buchhalterische oder rechtliche Beratung dar.

7. Kanzleien, Unternehmen, Rollen und Delegation

• Eine Kanzlei (Buchhaltungsunternehmen) kann mehrere Mandantenunternehmen verwalten. Die Daten jedes Unternehmens sind isoliert: Ein Benutzer sieht nur die Unternehmen des ihm zugewiesenen Portfolios.
• Die Rollen bestimmen, was ein Benutzer tun darf: Der Kanzleiadministrator verwaltet Benutzer, Unternehmen und Einstellungen; operative Benutzer arbeiten an den Unternehmen, auf die sie Zugriff haben; daneben bestehen Rollen mit eingeschränkten Rechten, ausschließlich lesend oder auf Auswertungen beschränkt.
• Erteilt ein Mandantenunternehmen seiner Buchhaltungskanzlei Zugang, so erfolgt die Bevollmächtigung innerhalb der Plattform; das Mandantenunternehmen kann den Zugang jederzeit widerrufen.
• Der Kontoinhaber ist für die von ihm hinzugefügten Benutzer und die eingeräumten Rechte verantwortlich. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, ist dessen Konto zu deaktivieren.

8. Zulässige Nutzung

Es ist Ihnen untersagt:

• den Dienst zu rechtswidrigen Zwecken, zur Steuerhinterziehung, zur Geldwäsche, zur Urkundenfälschung oder zur Führung doppelter Bücher zu nutzen;
• rechtswidrige oder schädliche Inhalte (Viren, zerstörerischen Code) oder Daten hochzuladen, für deren Verarbeitung Sie keine Rechtsgrundlage haben;
• zu versuchen, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen, Berechtigungsmechanismen zu umgehen oder die Sicherheit der Plattform ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung zu scannen oder zu testen;
• die Infrastruktur vorsätzlich zu überlasten, Daten automatisiert in großem Umfang auszulesen (Scraping) oder den Zugang ohne Vereinbarung weiterzuverkaufen;
• die Plattform zu dekompilieren, zu disassemblieren oder aus ihr Quellcode abzuleiten, außerhalb der zwingend gesetzlich zulässigen Grenzen.

Verantwortungsvolle Sicherheitsforschung ist willkommen: Das Verfahren finden Sie auf der Seite Kontakt.

9. Geistiges Eigentum

• Die Plattform — der Code, die Benutzeroberfläche, die Dokumentation, die Bezeichnung und die Logos von Eva-Accounting — steht uns oder unseren Lizenzgebern zu. Sie erhalten ein beschränktes, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des Vertrages.
• Ihre Daten — die Belege, Buchhaltungsaufzeichnungen, Stammdaten und Dateien, die Sie hochladen — bleiben Ihre Daten. Wir erwerben daran keine Rechte; wir verarbeiten sie ausschließlich zur Erbringung des Dienstes gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Die Plattform enthält Komponenten Dritter mit eigenen Lizenzen (unter anderem iDempiere und OnlyOffice); die Bedingungen dieser Lizenzen gelten für die betreffenden Komponenten fort.
• Wenn Sie uns Anregungen oder Verbesserungsvorschläge übermitteln, dürfen wir diese frei verwenden, ohne Ihnen gegenüber verpflichtet zu sein.

10. Verfügbarkeit, „wie besehen“

Wir unternehmen angemessene Anstrengungen, damit der Dienst durchgehend verfügbar ist, und erstellen regelmäßig Sicherungskopien. Gleichwohl wird der Dienst „wie besehen“ und „wie verfügbar“ bereitgestellt: Es kann zu Unterbrechungen durch geplante Wartung, Störfälle, Ausfälle der Infrastrukturanbieter oder Ereignisse höherer Gewalt kommen. Einen unterbrechungsfreien oder fehlerfreien Betrieb gewährleisten wir nur im Rahmen einer gesondert und schriftlich geschlossenen Dienstgütevereinbarung (SLA).

Wir gewährleisten nicht, dass die von der Plattform erzeugten Ergebnisse (Berechnungen, Erklärungen, Auswertungen) Ihrer konkreten Situation entsprechen: Sie sind vor der Einreichung oder Verwendung von einer fachkundigen Person zu überprüfen.

11. Haftungsbeschränkung

Im gesetzlich zulässigen Rahmen gilt:

• wir haften nicht für entgangenen Gewinn, für den Verlust von Kundschaft, für Datenverluste, die durch Ihre eigenen Handlungen verursacht wurden, sowie nicht für Bußgelder oder steuerliche Sanktionen, die auf fehlerhaft eingegebenen Daten, verspäteter Einreichung oder unzutreffender Auslegung der Rechtsvorschriften beruhen;
• unsere gesamte, kumulierte Haftung für jeglichen mit dem Dienst zusammenhängenden Anspruch ist auf den Betrag beschränkt, den Sie in den letzten 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis tatsächlich für den Dienst gezahlt haben;
• die Beschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei Personenschäden sowie in sonstigen Fällen, in denen das Gesetz eine Haftungsbeschränkung untersagt.

12. Freistellung

Sie verpflichten sich, uns von Ansprüchen Dritter und von Sanktionen der Behörden freizustellen, die sich ergeben aus: den von Ihnen hochgeladenen Daten, für die Sie keine Rechtsgrundlage haben, der Nutzung des Dienstes unter Verstoß gegen diese Bedingungen oder gegen das Gesetz, oder dem Inhalt der Dokumente, die Sie über die Plattform ausstellen.

13. Zahlung, Sperrung und Beendigung

• Das Abonnement wird nach dem gewählten Tarif abgerechnet. Die auf der Website ausgewiesenen Preise verstehen sich in rumänischen Lei; die Umsatzsteuer wird nach den gesetzlichen Vorschriften hinzugerechnet.
• Wir können den Zugang sperren, wenn eine Rechnung nach Mahnung unbezahlt bleibt, wenn die Nutzung gegen Abschnitt 8 verstößt oder wenn ein Sicherheitsrisiko besteht. Die Sperrung löscht keine Daten.
• Sie können den Vertrag jederzeit aus Ihrem Konto heraus oder durch schriftliche Erklärung beenden. Die Beendigung wird zum Ende der bezahlten Abonnementperiode wirksam.
• Nach Beendigung stehen Ihnen 30 Tage zur Verfügung, um Ihre Daten zu exportieren. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, mit Ausnahme derjenigen, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Einzelheiten im Auftragsverarbeitungsvertrag.

14. Vertraulichkeit

Wir behandeln Ihre Buchhaltungs-, Finanz- und Personaldaten als vertrauliche Informationen. Der Zugriff unseres Personals ist auf das für Betrieb und Support unbedingt Erforderliche beschränkt, erfolgt nur bei berechtigtem Bedarf und wird protokolliert. Einzelheiten zu den Datenkategorien, Rechtsgrundlagen und Rechten finden Sie in der Datenschutzerklärung, unsere Pflichten als Auftragsverarbeiter im Vertrag nach Art. 28 DSGVO (GDPR).

15. Änderung der Bedingungen

Wir können diese Bedingungen aktualisieren, um Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage abzubilden. Maßgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung mit dem im Kopfbereich angezeigten Datum der letzten Aktualisierung. Wesentliche Änderungen teilen wir Ihnen mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail oder durch einen Hinweis in der Anwendung mit. Die fortgesetzte Nutzung nach diesem Zeitpunkt gilt als Annahme; sind Sie nicht einverstanden, können Sie den Vertrag beenden.

16. Anwendbares Recht und Streitbeilegung

• Der Vertrag unterliegt dem rumänischen Recht und dem anwendbaren Recht der Europäischen Union.
• Wir bemühen uns zunächst um eine gütliche Einigung: Schreiben Sie uns an [email protected]; wir antworten innerhalb von höchstens 30 Tagen.
• Für Streitigkeiten, die nicht gütlich beigelegt werden, sind die rumänischen Gerichte am Sitz des Anbieters zuständig, es sei denn, Sie sind Verbraucher — in diesem Fall bleiben die Zuständigkeitsregeln und die zu Ihren Gunsten im Verbraucherschutzrecht vorgesehenen Rechte anwendbar, einschließlich der alternativen Streitbeilegung (SOL/SAL, rumänische Verfahren der außergerichtlichen Streitbeilegung für Verbraucher; siehe Verbraucherinformationen).
• Ist eine Klausel unwirksam, bleiben die übrigen Klauseln in Kraft.

17. Kontakt

Bei Fragen zu diesen Bedingungen: [email protected] oder die im nachstehenden Abschnitt angegebene Postanschrift. Siehe auch die Seite Kontakt.

Angaben zum Anbieter

Firma

CESIRO TRADING SRL

Steuernummer (CUI)

37705493

Handelsregister

J01/685/2017 (EUID ROONRC.J1/685/2017)

Sitz der Gesellschaft

Str. Theodor Pallady 5, Alba Iulia, jud. Alba, România

E-Mail

[email protected]

Plattform

Eva-Accounting — https://acc.eva-org.com