Общи условия на услугата

1. Кои сме ние

Eva-Accounting е платформа за счетоводство, управление на работните заплати и данъчна отчетност, предназначена за счетоводни кантори и дружества в Румъния. Платформата се разработва и поддържа от CESIRO TRADING SRL, ЕИК (CUI) 37705493, вписано в Търговския регистър под J01/685/2017, със седалище в Str. Theodor Pallady 5, Alba Iulia, jud. Alba, România (наричано по-нататък „ние“, „доставчикът“).

Услугата е достъпна на адрес https://acc.eva-org.com и на поддомейните, определени за всеки клиент. Можете да ни пишете по всяко време на [email protected].

В настоящия документ „Вие“ означава юридическото лице или регистрираното самостоятелно заето лице, което открива профила, както и потребителите, които добавяте към профила.

2. Допустимост

• Можете да ползвате Eva-Accounting, ако сте навършили най-малко 18 години и притежавате пълна дееспособност, а ако откривате профил от името на дружество — ако имате право да го представлявате.
• Услугата е предназначена за професионална употреба (счетоводство, работни заплати, данъчна отчетност). Тя не е потребителска услуга в обичайния смисъл на думата, но ако въпреки това я договорите в качеството си на потребител, правата, предвидени от румънското законодателство за защита на потребителите, остават незасегнати (вижте страница Информация за потребителите).
• Не можете да ползвате услугата, ако достъпът Ви е бил преустановен по-рано поради нарушение на настоящите условия.

3. Какво прави услугата

Eva-Accounting предоставя чрез браузър набор от инструменти, изградени върху ERP ядро (iDempiere), адаптирано към румънското законодателство:

• Финансово счетоводство — румънски сметкоплан, счетоводни статии, дневници, дневник-главна книга, главна книга, оборотна ведомост, приключване на период и на година, дълготрайни активи и амортизация, каса и банка, разчети с контрагенти.
• Фактуриране и документи — фактури за покупки и продажби, стокови разписки, приемателни протоколи (NIR), касови бележки, платежни нареждания, протоколи за приемане, управление на складови наличности и инвентаризации.
• Работни заплати — ведомости, трудови договори, отчитане на работното време, отпуски, изчисляване на осигурителните вноски и данъка върху дохода, генериране на декларация D112 и приложенията към нея.
• Данъчни декларации ANAF — генериране на файлове за D300 (справка-декларация по ДДС), D390 (обобщена декларация, VIES), D394 (информационна декларация за сделките на територията на страната), D100, D101, D205, D406 (SAF-T) и други, с валидиране чрез официалните програмни средства, когато такива са налични. ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală) е румънската национална агенция за данъчна администрация.
• Електронно фактуриране / SPV — генериране на фактури във формат UBL съгласно спецификацията CIUS-RO и тяхното изпращане/изтегляне чрез Виртуалното частно пространство (Spațiul Privat Virtual, SPV) на ANAF — електронния портал на румънската данъчна администрация — въз основа на дадено от Вас упълномощаване.
• Внос от SAGA — прехвърляне на архиви с данни от съществуваща счетоводна програма (номенклатури, салда, документи, работни заплати), с отчет за равнение.
• Онлайн магазини — свързване на собствените Ви магазини (WooCommerce/WordPress, Spree) за приемане на поръчки, синхронизиране на артикулите и издаване на документи.
• Редактор на документи — преглед и редактиране на текстови файлове, електронни таблици и презентации чрез OnlyOffice, интегриран в платформата.
• Валутни курсове — автоматично изтегляне на официалния курс на Румънската национална банка (BNR) и преоценка на валутните позиции.
• Кантори с много дружества — една счетоводна кантора може да администрира няколко дружества-клиенти, всяко с изолирани данни.

Действително достъпните функции зависят от договорения план, от конфигурацията на дружеството и от състоянието на външните интеграции. Запазваме си правото да добавяме, променяме или оттегляме функции; промените, които съществено ограничават платената услуга, Ви се съобщават предварително.

4. Профилът и неговата сигурност

• Профилът се създава с валиден адрес на електронна поща и парола, избрана от Вас. Данните, въведени при регистрацията (наименование, ЕИК, поддомейн, електронна поща), трябва да бъдат действителни и актуални.
• Вие отговаряте за запазването на поверителността на паролата и за всички действия, извършени от Вашия профил. Препоръчваме да активирате двустепенното удостоверяване там, където е достъпно.
• Уведомявате ни незабавно на [email protected], ако подозирате неоторизиран достъп.
• Не споделяйте идентификационни данни между лица: всеки потребител трябва да има собствен профил, за да остане одитният дневник полезен.

5. Профили на трети лица и упълномощавания

Платформата може да се свързва — само по Ваше искане и с Вашето изрично упълномощаване — с услуги на трети лица:

• ANAF — Виртуално частно пространство (SPV): за изпращане и изтегляне на електронни фактури и, според случая, на декларации. Упълномощаването се извършва с квалифициран цифров сертификат или чрез механизма за достъп, предоставен от ANAF; ние действаме строго в границите на предоставения мандат. Ние не притежаваме и не можем да ползваме Вашия сертификат за други цели.
• Банки: внос на банкови извлечения чрез предоставени от Вас файлове или, където функцията е активна, чрез интерфейси от тип PSD2 (достъп до информация за сметка), въз основа на съгласието, което давате пряко на банката. Не инициираме плащания от Ваше име, освен ако функцията не е изрично договорена и потвърдена от Вас.
• Онлайн магазини и платформи за търговия: WooCommerce/WordPress, Spree и други платформи, чрез API ключове, които въвеждате сами. Ключовете се използват изключително за синхронизиране на поръчки, артикули и наличности.
• Други доставчици: куриери, платежни оператори, BNR (валутен курс).

Вие отговаряте за това, че имате право да предоставите тези упълномощавания, както и за спазването на условията на всяка услуга на трето лице. Можем да прекратим дадена интеграция, ако третото лице промени своя интерфейс или условия; ще се опитаме да Ви уведомим своевременно. Не отговаряме за недостъпността, грешките или промените в услугите на трети лица (включително в системите на ANAF).

6. Функции, подпомагани от изкуствен интелект

Някои функции, подпомагани от изкуствен интелект (например предложения за счетоводно отнасяне, извличане на данни от сканирани документи, проверки за съгласуваност), са в процес на разработка и са означени като такива в интерфейса. Когато подобни функции станат активни:

• те са незадължителни и могат да бъдат изключени на ниво дружество;
• резултатът от тях е предложение, а не окончателно записване: нищо не се осчетоводява без потвърждение от потребител;
• предварително Ви съобщаваме, на страницата за поверителност, дали обработването се извършва на нашата инфраструктура или при външен обработващ, както и какви данни са засегнати;
• не използваме счетоводните данни на клиентите за обучение на общи модели без Вашето писмено съгласие.

Не гарантираме точността на автоматично генерираните резултати. Те не представляват данъчна, счетоводна или правна консултация.

7. Кантори, дружества, роли и делегиране

• Една кантора (счетоводно дружество) може да администрира няколко дружества-клиенти. Данните на всяко дружество са изолирани: даден потребител вижда само дружествата от портфейла, който му е възложен.
• Ролите определят какво може да прави даден потребител: администраторът на кантората управлява потребителите, дружествата и настройките; оперативните потребители работят по дружествата, до които имат достъп; съществуват роли с ограничени права — само за четене или само за отчетност.
• Когато дружество-клиент предоставя достъп на своята счетоводна кантора, упълномощаването се извършва в платформата, като дружеството-клиент може да оттегли достъпа по всяко време.
• Титулярят на профила отговаря за потребителите, които добавя, и за правата, които предоставя. След напускане на служител профилът му трябва да бъде деактивиран.

8. Допустимо ползване

Нямате право да:

• ползвате услугата за незаконни цели, за отклонение от данъчно облагане, изпиране на пари, подправяне на документи или двойно счетоводство;
• качвате незаконно или зловредно съдържание (вируси, разрушителен код) или данни, за които нямате правно основание за обработване;
• се опитвате да получите достъп до данни на други клиенти, да заобикаляте механизмите за оторизация, да сканирате или изпитвате сигурността на платформата без нашето предварително писмено съгласие;
• претоварвате умишлено инфраструктурата, да извличате масово данни автоматично (scraping) или да препродавате достъпа без съгласие;
• декомпилирате, дезасемблирате или извеждате изходен код от платформата, извън границите, императивно допуснати от закона.

Отговорните изследвания в областта на сигурността са добре дошли: вижте процедурата на страница Контакти.

9. Интелектуална собственост

• Платформата — кодът, интерфейсът, документацията, наименованието и логата Eva-Accounting — принадлежи на нас или на нашите лицензодатели. Получавате ограничено, неизключително и непрехвърляемо право на ползване за срока на договора.
• Вашите данни — документите, счетоводните записвания, номенклатурите и файловете, които качвате — остават Ваши. Ние не придобиваме права върху тях; обработваме ги единствено за да предоставим услугата, съгласно споразумението за обработване.
• Платформата включва компоненти на трети лица със собствени лицензи (между които iDempiere и OnlyOffice); условията на тези лицензи продължават да се прилагат за съответните компоненти.
• Ако ни изпратите предложения или идеи за подобрение, можем да ги ползваме свободно, без задължения към Вас.

10. Достъпност, „както е“

Полагаме разумни усилия услугата да бъде постоянно достъпна и правим периодични резервни копия. Въпреки това услугата се предоставя „както е“ и „както е достъпна“: възможни са прекъсвания поради планирана поддръжка, инциденти, повреди при доставчиците на инфраструктура или събития на непреодолима сила. Не гарантираме непрекъсната или безгрешна работа, освен в границите на отделно сключено писмено споразумение за ниво на услугата (SLA).

Не гарантираме, че резултатите, генерирани от платформата (изчисления, декларации, отчети), съответстват на Вашето конкретно положение: те трябва да бъдат проверени от професионалист преди подаване или ползване.

11. Ограничаване на отговорността

В границите, допустими от закона:

• не отговаряме за пропуснати ползи, загуба на клиентела, загуба на данни, причинена от Ваши действия, глоби или данъчни санкции, произтичащи от неправилно въведени данни, от закъсняло подаване или от погрешно тълкуване на законодателството;
• нашата обща съвкупна отговорност за всяка претенция, свързана с услугата, се ограничава до сумата, действително платена от Вас за услугата през последните 12 месеца преди пораждащото събитие;
• ограниченията не се прилагат при умисъл или груба небрежност, при телесна повреда, както и в други случаи, в които законът забранява ограничаването на отговорността.

12. Обезщетения

Задължавате се да ни обезщетите за претенциите на трети лица и за санкциите на органите, произтичащи от: данните, които качвате и за които нямате правно основание, ползването на услугата в нарушение на настоящите условия или на закона, или от съдържанието на документите, които издавате чрез платформата.

13. Плащания, преустановяване и прекратяване

• Абонаментът се фактурира съгласно избрания план. Показаните на сайта цени са в румънски леи; ДДС се начислява съгласно закона.
• Можем да преустановим достъпа, ако фактура остане неплатена след покана, ако ползването нарушава раздел 8 или ако е налице риск за сигурността. Преустановяването не заличава данни.
• Можете да прекратите договора по всяко време — от Вашия профил или с писмено искане. Прекратяването поражда действие в края на платения абонаментен период.
• При прекратяване разполагате с 30 дни, за да експортирате данните. След този срок данните се заличават или анонимизират, с изключение на тези, които законът ни задължава да съхраняваме. Подробности в споразумението за обработване на данни.

14. Поверителност

Третираме Вашите счетоводни, финансови и кадрови данни като поверителна информация. Достъпът на нашия персонал е ограничен до строго необходимото за поддръжка и обслужване, предоставя се въз основа на обоснована необходимост и се регистрира. Подробностите за категориите данни, основанията и правата се намират в Политиката за поверителност, а нашите задължения като обработващ лични данни — в споразумението по чл. 28 от ОРЗД.

15. Изменение на условията

Можем да актуализираме настоящите условия, за да отразим промени в услугата или в законодателството. Действащата версия е публикуваната тук, с посочена в заглавната част дата на последната актуализация. Съществените изменения Ви се съобщават по електронна поща или чрез съобщение в приложението най-малко 30 дни преди влизането им в сила. Продължаването на ползването след този срок означава приемане; ако не сте съгласни, можете да прекратите договора.

16. Приложимо право и разрешаване на спорове

• Договорът се урежда от румънското право и от приложимото право на Европейския съюз.
• Първо се опитваме да постигнем доброволно уреждане: пишете ни на [email protected] и отговаряме най-късно в срок от 30 дни.
• Споровете, неуредени доброволно, са подсъдни на румънските съдилища по седалището на доставчика, освен когато сте потребител — в който случай остават приложими правилата за подсъдност и правата, предвидени във Ваша полза от законодателството за защита на потребителите, включително алтернативното разрешаване на спорове (вижте Информация за потребителите).
• Ако някоя клауза бъде обявена за нищожна, останалите остават в сила.

17. Контакт

За всеки въпрос относно настоящите условия: [email protected] или адресът за кореспонденция в раздела по-долу. Вижте също страница Контакти.

Данни за доставчика

Наименование

CESIRO TRADING SRL

Данъчен номер (CUI)

37705493

Търговски регистър

J01/685/2017 (EUID ROONRC.J1/685/2017)

Седалище

Str. Theodor Pallady 5, Alba Iulia, jud. Alba, România

Имейл

[email protected]

Платформа

Eva-Accounting — https://acc.eva-org.com